Bienvenue au Salon Aventure et Plein Air de Montréal, et merci d’avoir choisi d’y participer
Veuillez prendre quelques instants pour lire le manuel de l’exposant, qui vous fournira toute l’information nécessaire pour vous permettre de préparer et d’installer votre kiosque. Veuillez faire vos commandes aussitôt que possible afin de nous donner le temps, ainsi qu’aux fournisseurs de services, de vous offrir les meilleurs tarifs et services possibles.
Le bureau du salon sera installé au Palais des congrès le vendredi 21 mars 2025 dès 9h, et la direction sera à votre disposition pendant toute la durée du salon.
Liens rapides
- Informations générales (emplacement, dates et heures)
- Aide-mémoire
- Accréditations des exposants
- Assurances
- Audiovisuel
- Billets gratuits
- Coupons rabais
- Courtier en douanes
- Décorateur du salon (location de meubles et de présentoirs)
- Échantillons alimentaires
- Électricité
- Ensemble d’accessoires de kiosque
- Expédition et livraison
- Glace
- Hôtel
- Installation d’affiches/bannières
- Instructions de démontage
- Instructions de montage
- Langue
- Main d’œuvre : montage et démontage de kiosque
- Nettoyage de kiosques
- Quai de chargement
- Règles et règlements
- Stationnement
- Téléphone/ Internet/WIFI
- Véhicules dans le salon
Informations générales
Emplacement du salon
Palais des Congrès
Salle 220 CDE
1001 Pl. Jean-Paul-Riopelle
Montréal, QC, H2Z 2B3
Tél : 514 871-8122 Téléc. : 514 871-9389
Dates et heures du salon
Samedi 22 mars 2025 | 10 h à 18 h
Dimanche 23 mars 2025 | 10 h à 17 h
Dates et heures de montage
Vendredi 21 mars 2025 | 9 h à 19 h
Dates et heures de démontage
Dimanche 23 mars 2025 | 17 h à 22 h
Produit par
National Event Management
Suite #102
260 Town Centre Blvd.,
Markham ON L3R 8H8
Tél : 905 477-2677 ou 800 891-4859
Téléc. : 905 477-7872
Coordinatrice, services aux exposants
Paula Juarez Lahore
(905) 477-2677, poste 299 ou 1 800 891-4859, poste 299
paula@nationalevent.com
Aide mémoire
Veuillez imprimer une copie de l’aide-mémoire pour vous aider à planifier le salon. Veuillez prendre en note les dates limites de réservation afin de profiter des rabais disponibles en réservant tôt.
Accreditations des exposants
DATE LIMITE: 7 mars 2025
Nous avons mis en place un nouveau système d’accréditations automatique afin de simplifier le processus de demande. Les exposants peuvent recevoir jusqu’à maximum 6 accréditations personnalisées en fonction de la taille de leur kiosque. Les accréditations pourront être récupérées au bureau du salon lors de la journée de montage et devront être portées pour accéder au salon.
Visitez le Portail d’inscription des accréditations d’exposants pour inscrire votre personnel de kiosque au Salon aventure et plein air de Montréal. Vous pouvez visiter ce portail en tout temps pour gérer les accréditations du personnel de votre entreprise. Vous devrez entrer votre code d’accès pour gérer le compte de votre entreprise. Votre code d’accès sera envoyé par courriel au contact principal de votre entreprise environ 8 semaines avant le salon.
Si vous n’avez pas reçu votre code d’accès, veuillez contacter exhibitors@nationalevent.com et indiquer SALON AVENTURE ET PLEIN AIR – MONTRÉAL dans votre courriel.
Assurances
Assurance pour le kiosque/salon
L’exposant doit posséder sa propre « assurance responsabilité » couvrant un montant minimum de 1 million en dommages. Veuillez indiquer National Event Management comme « assuré supplémentaire ».
Assurance transport
La direction du salon n’est PAS responsable des dommages pouvant survenir lors du transport de votre matériel. Il est fortement recommandé de prendre une assurance transport lorsque vous organisez vos livraisons.
Responsabilité
L’exposant est entièrement responsable et s’engage à indemniser la direction du salon et à la dégager de toute responsabilité à l’égard de toute perte ou de tout dommage que ce soit survenant à une personne ou entreprise ou subis par celles-ci. Ceci comprend, sans restreindre la portée générale de ce qui précède, l’exposant, les autres exposants, la direction, les propriétaires de l’immeuble et leurs employés et agents respectifs, ainsi que les membres du public au salon, soit (a) sur ledit espace, soit (b) ailleurs. Ni l’établissement ni la direction du salon ne pourront être tenus responsables des dommages ou des pertes causées aux personnes, aux expositions ou aux décorations, par incendie, accident, vol ou toute autre cause dans les immeubles du salon.
Fournisseur d’assurance
Si vous n’avez pas encore d’assurance pour le salon, vous pouvez contacter (en anglais seulement):
Exhibitor Insurance
Téléphone : 905-695-2971
Sans frais : 1-866-836-9066
info@exhibitorinsurance.com
Ils vous offrent un prix spécial pour le salon à 175 $ + taxes. Veuillez cliquer sur le lien suivant pour accéder à leur formulaire :
Ou, si vous préférez, vous pouvez également remplir le formulaire ci-dessous et l’envoyer à info@exhibitorinsurance.com.
Audiovisuel
DATE LIMITE: 7 mars 2025
Si vous avez besoin de louer des appareils audiovisuels pour votre kiosque, veuillez remplir le formulaire ci-dessous et le faire parvenir à :
Solotech
Guillaume Lacroix
Tél : (418) 683-5553
Courriel : guillaume.lacroix@solotech.com
Il peut y avoir des frais supplémentaires pour les commandes reçues après la date limite.
Billets gratuits
Avant le salon, chaque exposant recevra dix (10) billets gratuits par la poste, à l’adresse indiquée sur votre contrat. Vous pouvez utiliser ces billets gratuits pour inviter vos clients ou invités spéciaux au salon. Veuillez contacter votre représentante de ventes si vous souhaitez fournir une adresse postale différente. Il est interdit de distribuer ces billets physiques sur place, à moins que vous ne les laissiez au bureau du salon.
Vous recevrez également un courriel avec un code promo unique valable pour 5 billets numériques gratuits que vous pouvez aussi partager avec vos clients et votre base de données.
Coupons rabais
Avant le salon, nous vous enverrons par courrier électronique un coupon rabais afin que votre base de données de clients, d’amis et d’abonnées puissent acheter des billets à un tarif réduit. Ce coupon est un outil de marketing précieux qui vous donne une exposition supplémentaire et ainsi augmente votre visibilité et le trafic à votre kiosque. Il n’y a pas de limite au nombre de fois où vous pouvez le partager avec votre base de données et votre réseau de médias sociaux.
Coupon rabais personnalisé
Nous aimerions également vous offrir un coupon électronique personnalisé incluant votre logo que vous pourrez envoyer par courriel à votre base de données et publier sur tous vos réseaux de médias sociaux afin de promouvoir votre présence au salon ! Veuillez remplir le formulaire ci-dessous et télécharger votre logo en haute résolution en format .jpeg, .eps ou .pdf. Les coupons personnalisés seront envoyés environ 2 à 3 semaines avant le salon.
FORMULAIRE COUPON PERSONNALISÉ
DATE LIMITE DE SOUMISSION : 22 février 2025.
Courtier en douanes
ConsultExpo Inc. est le courtier en douane officiel du Salon Aventure et Plein Air et se fera un plaisir de vous aider à dédouaner votre matériel d’exposition au Canada. Ils offrent une assistance douanière aller-retour simple et facile à utiliser.
Remarque : en cas d’envoi par courrier, vous devrez tout de même obtenir un dédouanement – veuillez fournir à ConsultExpo votre numéro de suivi et remplir leurs formulaires.
Veuillez suivre ce lien pour remplir et envoyer le Formulaire Services de Dédouanement et la Facture des douanes canadiennes.
Vous pouvez également télécharger les formulaires www.consultexpoinc.com/formulairefr et les envoyer par courriel à info@consultexpoinc.com
Pour une assistance personnalisée, veuillez contacter :
Jeff Labbé
Tél : (514) 482-8886, poste 7
Mobile : (514) 709-0739
Courriel : JeffL@consultexpoinc.com
www.consultexpoinc.com
Décorateur du salon (location de meubles et de présentoirs)
DATE LIMITE: 4 mars 2025
Un rideau de fond de 8 pi ainsi que 2 rideaux latéraux de 3 pi vous seront fournis.
Si vous avez besoin de tables, chaises ou autres accessoires pour votre kiosque, vous pouvez les louer auprès du décorateur du salon ou apporter votre propre matériel.
Couleurs du salon
- Rideaux : bleu
- Tapis d’allée : vert
Un tapis/recouvrement de sol est obligatoire pour tous les exposants. Vous pouvez apporter votre propre recouvrement ou le commander avec notre décorateur, GES.
Si vous apportez votre propre tapis, veuillez noter les règles concernant le Ruban adhésif pour le sol dans la section Règles et Règlements, plus bas.
Pour passer une commande auprès du décorateur du salon, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous :
Si vous accédez au site de commande GES pour la première fois, vous devez créer un compte avant de passer votre commande. Pour obtenir de l’aide avec le site de commande en ligne de GES, veuillez contacter leur Centre de services pour exposants au 1 800 636-8235. Pour toute autre question concernant les produits et services de GES, veuillez contacter :
GES
Tél : (514) 367-4848
Courriel : serviceinfo@ges.com
Échantillons alimentaires
DATE LIMITE : 1er mars 2025
Si vous planifiez faire de l’échantillonnage de produits alimentaires (nourriture et/ou breuvages) dans votre kiosque, veuillez noter et respecter les règlements suivants :
- Les échantillons se limitent à 4 onces (liquide ou solide);
- Les échantillons doivent être coupés et emballés au préalable selon les standards du MAPAQ;
- L’emballage doit être à usage unique seulement;
Pour toute distribution d’échantillons, le formulaire ci-dessous doit être soumis à Maestro Culinaire au moins 3 semaines avant le salon. Veuillez lire les instructions dans le formulaire pour connaître des détails importants.
FORMULAIRE ÉCHANTILLONS ALIMENTAIRES
Votre formulaire doit être soumis à info-mtl@maestroculinaire.ca par courriel. Veuillez aussi mettre paula@nationalevent.com en cc (copie) dans le courriel.
Électricité
DATE LIMITE: 6 mars 2025
L’électricité n’est pas fournie dans votre kiosque. Si vous désirez obtenir une prise électrique dans votre kiosque, veuillez placer votre commande en ligne.
Si vous ne connaissez pas votre numéro de kiosque, inscrivez TBD.
Pour la surface du kiosque, vous pouvez mettre 0.
Ensemble d’accessoires de kiosque
DATE LIMITE : 4 mars 2025
Un forfait d’accessoires tout inclus pour votre kiosque est offert. Ce forfait comprend : un tapis, une table juponnée noire (6 pi longueur x 30 po hauteur), 2 chaises, et une prise électrique. Aucun substitut n’est disponible pour l’ensemble d’accessoires.
Si vous n’avez pas commandé l’ensemble d’accessoires au moment de votre inscription au salon et que vous désirez l’obtenir, veuillez contacter votre représentante des ventes – ou – effectuez votre commande en ligne directement à l’aide du formulaire ci-dessous et envoyez-le à votre représentante.
Expédition et livraison au salon
Livrer directement au salon le vendredi 21 mars 2025
À NOTER : L’établissement n’acceptera AUCUNE livraison avant la journée de montage.
La direction du salon signera la réception des livraisons de matériel en votre nom pendant les heures de montage seulement. Votre matériel sera déposé au quai et y restera jusqu’à votre arrivée. Afin de déplacer votre matériel à votre kiosque, vous aurez des camions-pompes et chariots à votre disposition, sans frais. Si vous avez besoin d’aide ou que vous devez utiliser un chariot élévateur, veuillez envoyer un courriel à paula@nationalevent.com, car des frais pourraient s’appliquer.
Veuillez identifier votre colis clairement et l’envoyer à l’adresse suivante:
Nom d’entreprise, numéro de kiosque
Salon Aventure et Plein Air
Palais des congrès
Salle 220 CDE
163 St-Antoine Ouest
Montréal, QC, H2Z 1X8
Le moyen le plus efficace d’expédier votre matériel au salon est d’organiser l’expédition pendant les heures de montage avec le transporteur officiel du salon.
Si vous souhaitez obtenir un devis de transport ou si vous avez besoin d’une assistance supplémentaire, n’hésitez pas à contacter :
ConsultExpo
Jeff Labbé
Tél : (514) 482-8886, poste 7
Courriel : jeffl@consultexpoinc.com
FORMULAIRE D’EXPÉDITION/LIVRAISON
Si vous préférez utiliser un autre transporteur, veuillez-vous assurer que votre transporteur de choix est en mesure de faire la livraison/cueillette de votre matériel pendant les heures de montage/démontage du salon.
Entreposage à l’avance (Expédition avant-salon)
Si vous avez besoin d’un entreposage à l’avance, veuillez contacter le décorateur du salon. Il pourra recevoir et entreposer votre matériel jusqu’à 30 jours avant le salon et le livrera au salon le jour du montage des kiosques.
L’entreposage à l’avance est fourni par le décorateur du salon, GES :
- Les envois doivent arriver pendant ou entre les jours ouvrables ci-dessous :
Lundi 24 février 2025 – Lundi 17 mars 2025 - Les heures d’ouverture de l’entrepôt sont les suivantes :
Lundi au vendredi, de 9 h à 16 h.
Les envois arrivant avant le 24 février 2025 entraîneront des frais d’entreposage.
SVP commandez l’entreposage à l’avance en ligne :
Glace
Si vous avez besoin de glace durant le salon, il y aura de la glace disponible au comptoir de concession pendant les heures d’ouverture le samedi et dimanche. Nous vous recommandons d’apporter quelques sacs de glace pour commencer chaque jour, au cas où le comptoir de concession aurait des retards.
La glace doit être achetée au comptoir de concession à chaque jour du salon, une heure avant l’ouverture.
Si vous avez besoin d’une quantité importante de glace, svp contacter Capital Traiteur au (514) 871-3111. Les quantités sont limitées.
Hôtel
HotelPlanner est l’un des principaux fournisseurs mondiaux de réservations de voyages individuels, de groupes et d’entreprises, spécialisé dans les tarifs réduits uniques.
Réservez votre chambre d’hôtel pour le salon sur HotelPlanner.com. CLIQUEZ ICI pour obtenir les meilleurs tarifs disponibles : Salon aventure et plein air de Montréal.
Ou
DATE LIMITE : 21 février 2025
L’hôtel réserve les chambres et garantit le tarif réduit jusqu’à la date indiquée. Ensuite les chambres seront attribuées en fonction des disponibilités aux taux en vigueur.
Nous avons obtenu un tarif de groupe de 259$ + taxes à l’Hôtel Embassy Suites par Hilton.
L’Hôtel Embassy Suites est situé au :
208 St-Antoine Ouest
Montréal, Québec
H2Y 0A6
Veuillez noter que le stationnement coûte 35$ par jour.
Pour les réservations, communiquez directement avec l’hôtel au 514 288-8886 ou en ligne ici: https://www.hilton.com/fr/book/reservation/rooms/?ctyhocn=YULDNES&arrivalDate=2025-03-20&departureDate=2025-03-24&groupCode=CES90J&room1NumAdults=1
*Pour vous prévaloir de ces tarifs, vous devez mentionner que vous faites partie du Salon Aventure et Plein Air. Le tarif ne peut être modifié dès votre arrivée si vous n’avez pas mentionné le salon au moment de la réservation.
Installation d’affiches (suspension de bannières)
DATE LIMITE (TARIF AVANT SALON) : 6 mars 2025
Si vous avez besoin de suspendre au plafond une bannière, une affiche ou autre matériel, veuillez envoyer votre demande en utilisant le Portail du Palais des congrès.
Veuillez noter que votre bannière ou autre matériel doit se limiter à la zone directement au-dessus votre emplacement de kiosque. Toute exception à cette règle doit avoir été approuvée au préalable par la direction du salon.
Instructions de démontage
Heures de démontage : dimanche 23 mars 2025 17 h à 22 h
Veuillez prendre note que le démontage commencera dès la fermeture du salon une fois les allées vides de tout visiteur et le tapis d’allée enlevé. Si vous êtes capable de sortir votre matériel vous-même à la main pour l’apporter à votre voiture, nous vous encourageons à le faire.
Il est strictement interdit de démonter ou de retirer votre kiosque ou le matériel de votre kiosque avant la fin du salon. Des frais vous seront facturés si vous démontez votre kiosque hâtivement, puisque des participants qui auront payé pour assister au salon seront toujours présents.
Tout le matériel doit être enlevé avant 22 h.
Tout matériel qui ne sera pas ramassé à la fin du démontage sera retiré du site. La direction du salon se réserve le droit de rediriger toute livraison qui n’a pas été ramassée ou qui a été refusée par le transporteur. Dans cette éventualité, vous assumez la responsabilité de tous les frais applicables engagés.
Nous encourageons les exposants à enlever les petits articles et les boîtes de produits ouvertes en premier. La direction du salon prendra toutes les précautions raisonnables pour assurer la sécurité, mais le retrait immédiat de ces articles et boîtes ouvertes demeure le moyen le plus sûr d’éviter les cas de vol.
Instructions de montage
Heures de montage : vendredi 21 mars 2025 9 h à 19 h
Les exposants dont les kiosques sont situés directement devant les quais de chargement seront contactés et recevront une heure spécifique de montage.
- Tous les exposants doivent s’inscrire officiellement avant d’installer leur kiosque. Veuillez-vous présenter au bureau du salon et le personnel du salon vous dirigera vers votre kiosque.
- Tous les kiosques doivent être montés pour 19h le vendredi. Il ne sera pas permis aux exposants d’installer leur kiosque pendant les heures d’ouverture du salon.
- Le tapis dans les allées sera installé le samedi matin. Les chariots ne seront pas permis sur le tapis. Seul le matériel pouvant être transporté à la main peut être apporté au kiosque le samedi matin.
- Les enfants de 15 ans et moins ne sont pas admis sur le site durant le montage, l’installation et le démontage.
Langue
Tous les exposants devraient connaître les lois linguistiques qui se trouvent dans la Charte de la langue française du Québec, en vigueur lorsque vous faites affaires dans la province de Québec. La loi a récemment été modifiée en mai 2011. Les modifications portées clarifient que toutes les entreprises qui exposent à un événement public (tous les salons organisés par National Event Management sont des événements publics) doivent respecter les lois linguistiques, peu importe que vous soyez basé à l’extérieur de Québec ou du Canada.
Quelles sont les implications pour les exposants ?
DOCUMENTS À DISTRIBUER
Les catalogues, les brochures, les dépliants, les annuaires commerciaux et toute autre publication de même nature doivent être rédigés en français. Vos feuillets peuvent être bilingues ou les publications peuvent être offertes en 2 versions séparées, une exclusivement en français et l’autre exclusivement dans une autre langue (à condition que la version française soit disponible dans des conditions non moins favorables à l’accès et à la qualité que celle d’une autre langue).
PRÉSENTOIRS, ENSEIGNES ET AFFICHES
L’affichage public et la publicité commerciale doivent se faire en français. Ils peuvent également être faits à la fois en français et dans une autre langue pourvu que le français y figure de façon nettement prédominante (deux fois plus grand ou plus présent).
PERSONNEL DU KIOSQUE
Comme le français est la langue officielle au Québec, il doit avoir un minimum un (1) membre du personnel qui parle français dans le kiosque en tout temps, pendant les heures du salon. Les consommateurs de biens ou de services ont le droit d’être informés et servis en français. Il existe quelques exceptions à ces règles pour les noms de marques déposées, la présentation de nom d’entreprise, etc. Pour la Charte complète, veuillez consulter : https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/C-11
*** Veuillez consulter la section portant sur La Langue du Commerce et des Affaires (Chapitre VII) et les exceptions à la section 51 où l’anglais est permis (nom de compagnie, marque déposée, etc.) Veuillez réviser les modifications législatives, vos affiches, matériel et personnel afin de vous assurer de demeurer conforme.
Main d’œuvre : montage et démontage du kiosque
DATE LIMITE (TARIF AVANT SALON) : 4 mars 2025
Si vous avez besoin d’aide avec le montage ou le démontage de votre kiosque, veuillez passer votre commande en ligne.
Si vous accéder au site de commande GES pour la première fois, vous devez créer un compte avant de placer votre commande. Pour obtenir de l’aide avec le site de commande en ligne de GES, veuillez contacter leur Centre de services pour exposants au 1 800 636-8235. Pour toute autre question concernant les produits et services de GES, veuillez contacter :
GES
Tél : 514 367-4848
serviceinfo@ges.com
Nettoyage de kiosques
DATE LIMITE (TARIF AVANT SALON) : 4 mars 2025
Les exposants sont responsables de l’entretien de leurs kiosques. Si vous avez besoin de services de passage d’aspirateur, veuillez passer votre commande en ligne :
Si vous accéder au site de commande GES pour la première fois, vous devez créer un compte avant de placer votre commande. Pour obtenir de l’aide avec le site de commande en ligne de GES, veuillez contacter leur Centre de services pour exposants au 1 800 636-8235. Pour toute autre question concernant les produits et services de GES, veuillez contacter :
GES
Tél : 514 367-4848
serviceinfo@ges.com
Quai de chargement
Veuillez noter que les quais de chargement sont situés au 163, rue Saint-Antoine Ouest, entre les rues de Bleury et Saint-Urbain.
Un accès par le quai de livraison est disponible. Des chariots et un camion-pompe seront à votre disposition. Si nécessaire, vous pourrez aussi avoir accès à un chariot élévateur pour déplacer votre matériel du quai à votre kiosque, le tout sans frais. Par contre, si vous devez utiliser le chariot élévateur de façon importante (plus de deux palettes), veuillez écrire à Paula (paula@nationalevent.com) pour discuter de vos besoins. Des frais pourraient s’appliquer.
Règles et règlements
Espace d’exposition et restrictions
Diagramme no 1 : les rideaux fournis avec votre kiosque Diagramme no 2 : hauteur d’exposition permise
– Le diagramme no 1 montre les rideaux fournis gratuitement avec votre kiosque.
– Le diagramme no 2 montre la hauteur maximale pour les bannières et produits dans votre kiosque.
– Aucun kiosque ne peut dépasser la hauteur maximale de 8 pi.
– Les panneaux latéraux de 8 pi de hauteur ne doivent pas dépasser une profondeur de 4 pi à partir du fond du kiosque.
– Le reste de la profondeur de 6 pi à partir de l’avant du kiosque ne doit pas dépasser 4 pi de hauteur.
– Toute exception à cette règle doit avoir été approuvée au préalable par Paula (paula@nationalevent.com).
Les cloisons préfabriquées doivent être finies des deux côtés. Si elles ne le sont pas, veuillez demander des rideaux avant le salon.
Affichage
Aucune affiche et aucun matériel ne peut dépasser la hauteur de 8 pi à l’arrière du kiosque ni être accroché au plafond ou en travers de l’allée, sans l’autorisation de la direction du salon. Les affiches doivent être imprimées d’un côté seulement. Votre message de marque doit se trouver face à l’intérieur de votre kiosque seulement.
Recouvrement de sol
Un revêtement de sol est obligatoire pour tous les exposants. Vous pouvez apporter le vôtre ou le commander chez le décorateur du salon.
Ruban adhésif (Dommages au sol, mur et tapis)
Il est important que vous utilisiez le bon type de ruban adhésif pour l’installation de votre tapis dans votre kiosque. Si vous n’utilisez pas le bon ruban, il y aura des frais qui vous seront facturés pour le nettoyage de celui-ci.
Voici les modèles de ruban adhésif double-face acceptés par l’établissement:
- Polyken 105c LPDE
- Scapa 274004
- DC W002A
Si vous apportez votre propre tapis, vous devez respecter les restrictions sur le ruban adhésif ci-dessus. Veuillez informer la direction du salon avant d’installer votre tapis ou revêtement si vous n’avez pas le bon ruban adhésif.
Restrictions relatives à l’installation des kiosques
Il est interdit de peindre, de clouer, de visser ou de percer les planchers, les murs ou toute autre partie de l’immeuble. Les exposants sont aussi responsables de toute tache d’huile ou de graisse et de tout autre dommage général aux tapis. Les exposants qui souhaitent poser leur propre revêtement de sol ne doivent pas le fixer directement au plancher de l’immeuble. Nous vous suggérons d’utiliser plutôt du papier de construction ou un ruban adhésif approuvé (Polyken 105c LPDE OU Scapa 274004 OU DC W002A).
Démonstrations/distributions
Les présentoirs, les démonstrations ou la distribution de matériel publicitaire ne sont pas permis à l’extérieur de votre kiosque. Si vous utilisez de l’équipement audiovisuel, le volume doit être suffisamment faible afin de ne pas nuire aux exposants autour. Il n’est pas permis d’utiliser un microphone sans obtenir l’autorisation préalable de la direction.
Règlements relatifs aux incendies
Tout exposant souhaitant utiliser un combustible (tel que l’essence, l’huile, l’hélium gazeux ou le propane) dans l’espace d’exposition doit communiquer avec la direction du salon. Toutes les expositions et tous les matériels exposés doivent être à l’épreuve du feu pour être conformes aux lois fédérales, provinciales et locales en matière d’incendie.
National Event Management est tenue de respecter les règlements du Code de prévention des incendies de chaque ville. Nous nous réservons donc le droit de refuser tout matériel ou objet qui n’est pas conforme au Code. Si vous avez des questions ou si vous désirez obtenir de plus amples renseignements sur le Code de prévention des incendies, communiquez avec Paula (paula@nationalevent.com).
RÈGLEMENTS RELATIFS AUX INCENDIES
Animaux sur le site
La politique du site interdit la présence d’animaux sur le site à moins qu’il ne s’agisse de chiens d’assistance pour handicapés qui sont autorisés sans restriction. Une permission doit être obtenue du Palais des congrès pour toute exception. Veuillez contacter Paula (paula@nationalevent.com).
Ballons gonflés à l’hélium
Les ballons gonflés à l’hélium sont interdits dans la plupart des établissements. Il y a des frais de récupération importants (aux frais de l’exposant) pour les ballons perdus. Veuillez contacter Paula (paula@nationalevent.com) si vous souhaitez utiliser des ballons gonflés à l’hélium dans votre exposition.
Transport mécanique
Les transports mécaniques tels que les voiturettes électriques, les scooters et les bicycles ne sont pas autorisés dans les allées pendant le salon. Les seules exceptions à cette règle s’appliquent aux personnes handicapées qui visitent le salon ou ceux avec l’autorisation de la direction du salon.
Non-conformité
National Event Management se réserve le droit d’effectuer des changements, des modifications et des ajouts aux règles et règlements jugés nécessaires pour le déroulement adéquat et efficace du salon, sans préavis. L’interprétation des règles et des règlements sera assurée par la direction du salon et le non-respect de ses règlements pourrait résulter en l’expulsion de l’exposant fautif ou la fermeture de son kiosque.
Stationnement
Le Palais des congrès n’offre aucun permis de stationnement. Des espaces de stationnement sont disponibles à l’intersection des rues Chenneville (1025) et Viger.
Téléphone / Internet/ WIFI
DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 6 mars 2025
Note : Le Palais des congrès a du WIFI gratuit au rez-de-chaussée seulement.
Si vous désirez obtenir une ligne téléphonique, Internet, ou accès au WIFI dans votre kiosque, veuillez faire votre demande en utilisant le Portail du Palais des congrès.
Véhicules au salon
Tous les véhicules doivent respecter les horaires et procédures d’arrivée et de départ établis par la direction du salon. Si vous souhaitez exposer un véhicule dans votre kiosque, veuillez communiquer avec Paula Juarez Lahore (paula@nationalevent.com ) pour obtenir l’autorisation nécessaire et définir l’heure d’arrivée.
Les véhicules à moteur ou tout équipement fonctionnant avec l’essence qui seront présents dans votre kiosque doivent être munis d’un réservoir à essence pouvant être verrouillé et les batteries doivent être débranchées. Les réservoirs à essence ne doivent pas contenir plus de 1/2 de leur capacité en essence pour permettre au produit de prendre de l’expansion. Les véhicules qui ne peuvent être dotés d’un bouchon verrouillable devront au moins avoir un bouchon scellé de façon acceptable pour le service des incendies.
- Il est interdit de démarrer les véhicules durant le salon.
- Des bouteilles chargées de propane ne sont pas permises sur les véhicules ou les remorques autopropulsés à l’intérieur de l’édifice.
- L’inspecteur peut annuler le privilège de l’exposant à tout moment s’il estime que l’utilisation de l’équipement pose un risque pour la sécurité du public.
Les exposants seront tenus responsables de tout dommage aux tapis (graisse, huile, dommages généraux, etc.)
Les exposants doivent fournir à la direction du salon une clé pour le véhicule, ainsi que le nom et le numéro de téléphone de la personne responsable du déplacement du véhicule.