Montreal French Exhibitors
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Montreal French
7 et 8 avril 2018
Palais des congrès

Manuel de l’exposant

Manuel de l’exposant
Salon Aventure et Plein Air – Montréal

1 & 2 avril 2017
Montréal, Québec
Palais des Congrès
Salle 220 DE

Bienvenue au Salon Aventure et Plein Air de Montréal. Veuillez prendre quelques instants pour lire le manuel de l’exposant qui vous fournira toute l’information nécessaire pour rendre votre participation au salon plus rentable et agréable. Veuillez placer vos commandes aussitôt que possible afin de recevoir le meilleur service possible de la part de la Direction du salon et des fournisseurs.

Le bureau du salon sera installé au Palais des congrès dès vendredi 31 mars 2017 à 9h, et la direction sera à votre disposition pendant toute la durée du salon.


Liens rapides

  1. Informations générales (emplacement, dates & heures)
  2. Aide-mémoire
  3. Les services en bref
  4. Instructions de montage
  5. Quai de chargement
  6. Stationnement des exposants
  7. Véhicules au salon
  8. Expédition & livraison
  9. Courtier en douanes
  10. Démontage
  11. Ensemble d’accessoires de kiosque
  12. Décorateur du salon (Location de meubles & et de kiosques)
  13. Montage & démontage de kiosque
  14. Installation d’affiches/bannières
  15. Nettoyage de kiosques
  16. Électricité
  17. Téléphone & internet
  18. Audiovisuel
  19. Hôtel
  20. Échantillons de nourriture
  21. Glace
  22. Accréditations d’exposants
  23. Coupons rabais personnalisés
  24. Boutons Web
  25. Lois linguistiques
  26. Assurances
  27. Règles et règlements

INFORMATIONS GÉNÉRALES

Emplacement du salon

Palais des Congrès
Salle 220 DE
201 avenue Viger Ouest
Montréal PQ H2Z 1X7
Tel: (514) 871-8122 Fax : (514) 871-9389

PLAN D’ACCÈS
PLAN DE L’EMPLACEMENT

Dates et heures du salon
Samedi 1er avril 2017 10h à 18h
Dimanche 2 avril 2017 10h à 17h

Horaire d’aménagement
Vendredi 31 mars 2017 9h à 20h

Heures de démontage
Dimanche 2 avril 2017 17h à 22h

Produit par
National Event Management
Suite #102
260 Town Centre Blvd.,
Markham ON L3R 8H8
Tél: (905) 477-2677 ou (800) 891-4859
Fax: (905) 477-7872

Coordinatrice, services aux exposants
Esther Benoit
905 477-2677 ou (800) 891-4859 poste 286
courriel :

Directrice des opérations
Dina Latina
905 477-2677 ou (800) 891-4859 poste 224
courriel :

 

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AIDE-MÉMOIRE

Veuillez imprimer une copie de l’aide-mémoire pour les exposants pour vous aider dans votre planification du salon. Veuillez noter les dates limites afin de profiter des rabais disponibles en réservant tôt.

AIDE-MÉMOIRE

 

LES SERVICES EN BREF

Lorsque vous placez une commande auprès d’un fournisseur de services (décorateur, électricité, téléphone, etc.) nous vous recommandons d’apporter une copie de vos commandes au salon pour vous assurer qu’il n’y ait pas d’erreur sur place.

Entreposage

 

Expéditions (transporteur officiel)

YRC Reimer

Tél: (866)506-3976

Contact: Joy Mallouk

 

YRC Reimer formulaire de transport

YRC Reimer Étiquette d’expédition (anglais seulement)

Audiovisuel

Solotech

Contact: Jerome Dussault

Fax: (418) 683-5650 

Bon de commande audiovisuel

Ensemble d’accessoires de kiosque

 

Accréditations d’exposants

 

Coupons personnalisés

 

National Event Management

Contact: Esther Benoit

Tél: 905-477-2677 x 286

Formulaire : Ensemble d’accessoires de kiosque

 

Envoyez votre logo à

Nettoyage de kiosques

 

Électricité

 

Installations d’affiches

 

Téléphone / Internet

Palais des congrès

Tél : 514-871-5871 / 1-888-871-5871

.

 

https://portailclient.congresmtl.com

Montage / démontage de kiosque

 

Décorateur (meubles, affiches, main d’œuvre, kiosque, etc.)

Freeman Decorating 

Contact : Bryan Glube

Tél: (613) 748-7180

Fax: (613) 748-5977

 

 

LIEN VERS LE PORTAIL DE COMMANDE 

http://www.freemanco.com

 

À noter; Conditions & restrictions; Mode de paiement & Bon de commande

 

Courtier en douanes

Mendelssohn Event Logistics

Contact: Phil Lopresti

Tél: 514-987-2700 x 2126

BON DE COMMANDE

Échantillons de nourriture (requis par le Palais)

Capital Traiteur Catering

Contact: Octavio Vieira

Tél : 514 871-3111

Fax : 514 875-1300

 

Formulaire et Directives

 

Salubrité

 

Envoyez une copie de votre demande à Octavio ET à

Hôtel

The Embassy Suites by Hilton Montreal

Contact: Sophie Young

Tél : 514-288-8886

Fax: 514-288-8899

Réservations: 514-288-8886 ou en ligne

 

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INSTRUCTIONS DE MONTAGE

Horaire d’aménagement : Vendredi 31 mars 2017 9h à 20h

Les exposants avec un kiosque qui se trouve directement devant le quai de chargement doivent monter leur kiosque plus tard. Les exposants dans ces kiosques seront avisés des heures de montage spécifiques dans les semaines avant le salon.

– Tous les exposants doivent s’inscrire au Bureau du salon avant d’installer leur kiosque. Veuillez-vous présenter au Bureau du salon et le personnel du salon vous dirigera vers votre kiosque.
– Tous les kiosques doivent être montés pour 20h le vendredi. Il ne sera pas permis aux exposants d’installer leur kiosque pendant les heures d’ouverture du salon.
– Le tapis dans les allées sera installé le samedi matin. Les chariots ne seront pas permis sur le tapis; tout matériel doit être transporté à la main samedi matin.
– Les enfants de 15 ans et moins ne sont pas admis sur le site durant le montage, l’installation et durant le démontage.

QUAI DE CHARGEMENT

L’adresse des quais de chargement est le 163 St-Antoine Ouest. Les quais de chargement sont situés sur la rue Saint-Antoine Ouest, entre Jeanne Mance et St-François-Xavier.

Un accès par le quai de livraison est possible. Des chariots seront à votre disposition. Si nécessaire, vous pourrez aussi avoir accès à un chariot élévateur pour déplacer votre matériel du quai à votre
Kiosque, le tout sans frais. Par contre, si vous croyez avoir un besoin excessif du chariot élévateur, des frais additionnels pourraient s’appliquer. Veuillez en discuter avec votre représentant(e) des ventes.

PLAN D’ACCÈS
DIRECTIONS
CARTE

 

STATIONNEMENT DES EXPOSANTS

Il n’y a pas de passe de stationnement disponible. Il existe plusieurs stationnements sur le site et à proximité du Palais des congrès : le stationnement intérieur du Palais des congrès (400 places, payant) sur la rue Chenneville, accessible par l’Avenue Viger.

TARIFS DE STATIONNEMENT
DIRECTIONS
CARTE

 

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VÉHICULES AU SALON

Tous les véhicules doivent respecter les horaires et procédures d’arrivée et de départ établis par la Direction du Salon. Veuillez aviser Dina Latina (dina@nationalevent.com) si vous aimeriez inclure un véhicule dans votre kiosque.

Les véhicules à moteur ou tout équipement fonctionnant avec de  l’essence qui sera présent dans votre kiosque doit être équipé d’un réservoir à essence pouvant être verrouillé et les batteries doivent être débranchées. Les réservoirs à essence ne doivent pas contenir plus de 1/2 en essence pour permettre au produit de prendre son expansion. Les véhicules qui ne peuvent être équipé d’un bouchon pouvant être verrouillé devront au moins avoir un bouchon scellé de façon acceptable au Département des incendies.

  • Il est interdit de démarrer les véhicules durant le Salon,
  • Des bouteilles chargées de propane ne sont pas permises sur les véhicules ou les remorques autopropulsés à l’intérieur de l’édifice.
  • L’inspecteur peut annuler le privilège de l’exposant à tout moment s’il estime que l’utilisation de l’équipement pose un risque pour la sécurité du public.

Les exposants seront tenus responsables pour tout dommage aux tapis (graisse, huile, etc.)

Les exposants doivent fournir à la Direction du salon une clé pour la voiture et le nom & numéro de téléphone de la personne responsable du véhicule.

EXPÉDITION & LIVRAISON AU SALON

Livrer directement au salon le vendredi 31 mars 2017

À NOTER : Le site N’ACCEPTERA aucune livraison avant la journée de montage.

L’équipe du salon sera sur place lors du montage afin d’accuser réception de votre matériel en votre nom pendant les heures d’aménagement seulement. Votre matériel sera déposé au quai et y restera jusqu’à votre arrivée. Afin de déplacer votre matériel à votre espace d’exposition, vous aurez à votre disposition des camions-pompes et chariots, et ce sans frais. Si vous avez besoin d’aide pour déplacer vos items vers votre kiosque ou d’un chariot élévateur, veuillez contacter votre représentant(e) de ventes car des frais peuvent s’appliquer.

Le moyen le plus efficace d’expédier votre matériel au salon est d’organiser l’expédition pendant les heures d’aménagement avec le transporteur officiel du salon :

YRC Reimer
Joy Mallouk
(866) 506-3976

Veuillez identifier votre colis clairement :
Nom d’entreprise
Numéro de kiosque
Salon Aventure et Plein Air
Palais des congrès
Salle 220 DE
163 St-Antoine Ouest
Montréal PQ
H2Z 1H2

Expédition avant-salon

Si vous choisissez YRC Reimer comme transporteur, ils pourront recevoir et entreposer votre matériel pour une durée maximale de 30 jours avant le salon, sans frais supplémentaires, avant de livrer votre matériel au salon la journée de montage.

Pour demander un devis, veuillez remplir le formulaire ci-dessous et l’envoyer par courriel à :

YRC Reimer
Joy Mallouk
(866) 506-3976

Toutes demandes de transport doivent être effectuées au moins 14 jours avant la journée de montage. Assurez-vous de bien identifier vos colis.

YRC REIMER FORMULAIRE DE TRANSPORT
YRC REIMER ÉTIQUETTE D’EXPÉDITION (ANGLAIS SEULEMENT)

 

Si vous préférez utiliser un autre transporteur et aimeriez livrer avant le salon, veuillez-vous adresser à votre représentant(e) de ventes.

 

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COURTIER EN DOUANES

Mendelssohn Event Logistics est le courtier international officiel du salon, responsable de réaliser le dédouanement des marchandises destinées au Salon Aventure et Plein Air. Si vous avez besoin de leurs services, veuillez communiquer avec leur représentant au moins un mois avant le salon.

Si vous avez des questions, veuillez contacter :
Phil Lopresti

Tél: 514-987-2700 poste 2126

FORMULAIRE DE DÉDOUANEMENT ET / OU DE TRANSPORT

 

Instructions de démontage

Veuillez prendre note que le démontage commencera dès la fermeture du salon à 17 h une fois les allées vides de tout visiteur et le tapis d’allée enlevé. Si vous êtes capable de sortir votre matériel vous-même à la main, nous vous encourageons à le faire.

Tout le matériel doit être enlevé avant 22 h.

Tout matériel qui ne sera pas ramassé à la fin du démontage sera enlevé du site. La Direction du salon se réserve le droit de rediriger toute livraison qui n’a pas été ramassée ou refusée par le transporteur. Dans cette éventualité, vous assumez la responsabilité de tous les frais applicables encourus.

ENSEMBLE D’ACCESSOIRES DE KIOSQUE

DATE LIMITE : 6 mars 2017

 

Un forfait d’accessoires pour votre kiosque est présentement disponible. Ce forfait comprend des rideaux noirs, un tapis gris, une table juponnée (6 pi long x 30 po haut), 2 chaises et une prise d’électricité standard double. Si vous n’avez pas fait la demande de cet ensemble au moment de votre inscription au salon et que vous désirez l’obtenir, veuillez remplir le formulaire ci-dessous et le faire parvenir à votre représentante de ventes.

Aucun substitut n’est disponible pour l’ensemble.

BON DE COMMANDE ENSEMBLE D’ACCESSOIRES

 

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DÉCORATEUR DU SALON (Location de meubles & et de kiosques)

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 10 mars  2017

 

Un rideau de fond de 8 pi ainsi que 2 rideaux latéraux de 3 pi vous seront fournis. Si vous avez besoin de tables, chaises ou autres ameublements, vous pouvez les louer auprès de :

Freeman Decorating
Tél: (613) 748-7180
Fax: (613) 748-5977

Un recouvrement de sol est obligatoire pour tous les exposants . Vous pouvez amener votre propre recouvrement ou le commander chez notre fournisseur Freeman. Veuillez noter les règles concernant le Ruban adhésif pour le sol dans la section Règles et Règlements, plus bas.

Couleurs du salon

  • Rideaux : bleu
  • Tapis d’allée : vert

Le service de commande en ligne Internet, Freeman OnLine®, vous est offert pour commander tous les services de Freeman, visionner les dates importantes ou imprimer les formulaires de commande. Dès que votre événement sera accessible en ligne vous recevrez un courriel vous indiquant le lien direct à Freeman OnLine®.

Profitez d’un rabais de 30% lorsque vous placez votre commande en ligne avant le 10 mars 2017.  Pour placer une commande à l’aide de Freeman OnLine® vous devez posséder un nom d’utilisateur et un mot de passe.   Pour accede à Freeman OnLine® pour Le Salon Aventure et Plein Air, visitez: http://www.freemanco.com/store/show/landing.jsp?showID=437491&from=op

Pour accéder à Freeman OnLine® cliquez sur le lien “Login” au coin supérieur droit. Si vous accéder à Freeman OnLine® pour la première fois, veuillez cliquer sur “Login” au coin supérieur droit pour créer un nouveau compte.

Pour obtenir de l’aide relative à Freeman OnLine® , veuillez contacter leur centre d’aide à la clientèle au 888-508-5054 (Canada & États-Unis) ou 817-607-5000 (international).

AMEUBLEMENT ET ACCESSOIRES
KIOSQUES CLÉS-EN-MAIN
RENSEIGNMENTS
MODALITÉS & FACTURATION

 

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MONTAGE & DÉMONTAGE DU KIOSQUE

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 10 mars 2017

 

Il est strictement interdit de démonter votre kiosque ou d’enlever votre matériel d’exposition avant la fermeture du salon.

Nous vous encourageons à sortir les petits articles et vos caisses de produits ouverts en premier. La Direction du salon prendra toutes les précautions raisonnables pour la sécurité des biens, mais le retrait immédiat des items de valeur reste la meilleure façon de prévenir le vol.

Si vous avez besoin d’aide avec le montage ou le démontage de votre kiosque, veuillez soumettre votre commande à :

Freeman Decorating

Tél: (613) 748-7180
Fax: (613) 748-5977

Profitez d’un rabais de 30% lorsque vous placez votre commande en ligne avant le 10 mars 2017. Pour placer une commande à l’aide de Freeman OnLine® vous devez posséder un nom d’utilisateur et un mot de passe. Pour accede à Freeman OnLine® pour Le Salon Aventure et Plein Air, visitez: http://www.freemanco.com/store/show/landing.jsp?showID=437491&from=op

Pour accéder à Freeman OnLine® cliquez sur le lien “Login” au coin supérieur droit. Si vous accéder à Freeman OnLine® pour la première fois, veuillez cliquer sur “Login” au coin supérieur droit pour créer un nouveau compte.

Pour obtenir de l’aide relative à Freeman OnLine® , veuillez contacter leur centre d’aide à la clientèle au 888-508-5054 (Canada & États-Unis) ou 817-607-5000 (international).

MAIN D’OEUVRE
MODALITÉS & FACTURATION

 

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INSTALLATION D’AFFICHES (suspension de bannières)

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 21 mars 2017

 

Si vous avez besoin de suspendre au plafond une bannière, une affiche ou autre matériel, vous devez commander ce service directement auprès du Palais des congrès, sur leur portail électronique : https://portailclient.congresmtl.com

Veuillez noter que votre bannière ou autre matériel doit se limiter à la zone directement au-dessus votre emplacement de kiosque. Toute exception à cette règle doit avoir été approuvée au préalable par la Direction du salon.

NETTOYAGE DE KIOSQUES

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 21 mars 2017

Les exposants sont responsables de l’entretien de leur espace d’exposition. Si vous désirez un nettoyage de votre kiosque, vous pouvez le commander en utilisant le portail électronique du Palais des congrès : https://portailclient.congresmtl.com

ÉLECTRICITÉ

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 21 mars 2017

 

L’électricité n’est pas fournie dans votre kiosque. Si vous désirez obtenir une prise électrique dans votre kiosque, veuillez placer votre commande en utilisant le portail électronique du Palais : https://portailclient.congresmtl.com

 

TÉLÉPHONE / INTERNET

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON : 21 mars 2017

 

Si vous désirez obtenir une ligne téléphonique ou Internet dans votre kiosque, veuillez placer votre commande en utilisant le portail électronique du Palais : https://portailclient.congresmtl.com

 

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AUDIOVISUEL

DATE LIMITE TARIF AVANT SALON: 24 mars 2017

 

Si vous avez besoin de louer de l’équipement audiovisuel pour votre kiosque, veuillez remplir le formulaire ci-dessous et le faire parvenir à :
Solotech
Jerome Dussault
Fax: (418) 683-5650

Il peut y avoir des frais supplémentaires pour les commandes reçues après la date limite tarif avant salon.

BON DE COMMANDE AUDIOVISUEL

 

HÔTEL

DATE LIMITE : 1er MARS 2017

 

L’hôtel réserve les chambres et garantit le tarif réduit jusqu’à la date indiquée. Ensuite les chambres seront attribuées en fonction des disponibilités aux taux en vigueur.

Nous avons obtenu un tarif de groupe de 179 $ + taxes pour une chambre – occupation simple ou double à l’Hôtel Embassy Suites par Hilton.

L’Hôtel Embassy Suites est situé au :
208 St-Antoine Ouest
Montréal, Québec
H2Y 0A6
Pour les réservations, communiquez directement avec l’hôtel au 514-288-8886 ou en ligne.

Détails supplémentaires :
Stationnement disponible à 29$ par jour
Internet à haute-vitesse gratuit

N’oubliez pas de mentionner que vous faites partie du Salon Aventure et Plein Air. Le tarif ne peut être changé à votre arrivée si vous n’avez pas mentionné le salon au moment de la réservation.

 

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ÉCHANTILLONS DE NOURRITURE

DATE LIMITE : 10 MARS 2017

 

Si vous planifiez faire de l’échantillonnage ou la vente de produits alimentaires dans votre kiosque, veuillez prendre note que les échantillons se limitent à 2 oz (liquide) ou 1 oz (aliments).

Pour toute distribution, le formulaire ci-dessous doit être soumis à Capital Traiteur Catering au moins 3 semaines avant le salon. Veuillez envoyer votre demande à ou par fax au 514-875-1300. Veuillez aussi envoyer une copie de votre demande à esther@nationalevent.com. Veuillez lire attentivement la fiche d’information ci-dessous.

Si vous prévoyez préparer de la nourriture sur place, vous devez satisfaire aux exigences de santé et de sureté ci-dessous.

FORMULAIRE ET DIRECTIVES
DÉPLIANT – LES STANDS ALIMENTAIRES TEMPORAIRES
SALUBRITÉ DANS LES STANDS OU LES KIOSQUES ALIMENTAIRES TEMPORAIRES

 

GLACE

Il y aura de la glace disponible au stand de concession tout au long de la fin de semaine.

Si vous avez besoin d’une grande quantité de glace, svp contacter Capital Traiteur au 514-871-3111. Les quantités sont limitées.

ACCRÉDITATIONS D’EXPOSANTS

DATE LIMITE : 10 FÉVRIER 2017

 

Quatre à six semaines avant le salon, nous vous ferons parvenir 6 accréditations d’exposants (pour les kiosques 10×10), portant seulement votre nom d’entreprise. Les kiosques de 10×20 ou plus recevront 12 accréditations. Les cordons seront disponibles sur place, au Bureau du salon dès votre arrivée. Il est important de distribuer les accréditations à votre personnel de kiosque, avant le salon. Si vous n’êtes pas en mesure de faire la distribution avant le début du salon, veuillez les déposer au Bureau du salon lors du montage et demandez à votre personnel de s’y rendre à leur arrivée au salon. Les accréditations doivent être portées en tout temps pour accéder au salon.

Si vous voulez faire livrer les accréditations à une adresse différente de celle indiquée à votre contrat, veuillez en aviser votre représentant des ventes aussitôt que possible.

 

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COUPONS RABAIS

Nous sommes fiers de vous offrir des coupons rabais électroniques rabais personnalisés avec votre logo. Vous pourrez utiliser ceux-ci pour sensibiliser votre réseau à votre participation au salon et ainsi augmenter le trafic à votre kiosque. Il n’y a aucune limite au nombre de coupons que vous pouvez distribuer.

Veuillez envoyer votre logo haute résolution en format .ai, .eps, ou .pdf à Esther Benoit.

 

BOUTONS WEB

Les boutons Web sont un excellent outil pour faire remarquer vos initiatives d’affaires par ceux qui visitent votre site Web, votre page Facebook, etc. 

Pour plus d’informations, veuillez contacter Esther Benoit à .

 

LOIS LINGUISTIQUES

Tous les exposants devraient connaître les lois linguistiques qui se trouvent dans la Charte de la langue française du Québec, en vigueur lorsque vous faites affaires dans la province de Québec. La loi a récemment été modifiée en mai 2011. Les modifications portées clarifient que toutes les entreprises qui exposent à un événement public (tous les salons organisés par National Event Management sont des événements publics) doivent respecter les lois linguistiques, peu importe que vous soyez basé à l’extérieur de Québec ou du Canada.

Quelles sont les implications pour les exposants ?

 

FEUILLETS ET DOCUMENTS AU SALON
Les catalogues, les brochures, les dépliants, les annuaires commerciaux et toute autre publication de même nature doivent être rédigés en français. Vos feuillets peuvent être bilingues ou les publications peuvent être offertes en 2 versions séparées, une exclusivement en français et l’autre exclusivement dans une autre langue (à condition que la version française soit disponible dans des conditions non moins favorables à l’accès et à la qualité que celle d’une autre langue).

SIGNALÉTIQUE, PRÉSENTOIRS ET AFFICHES
L’affichage public et la publicité commerciale doivent se faire en français. Ils peuvent également être faits à la fois en français et dans une autre langue pourvu que le français y figure de façon nettement prédominante (deux fois plus grand ou plus présent).

PERSONNEL DU KIOSQUE
Comme le français est la langue officielle au Québec, il doit avoir un minimum un (1) membre du personnel qui parle français dans le kiosque en tout temps, pendant les heures du salon. Les consommateurs de biens ou de services ont le droit d’être informés et servis en français. Il existe quelques exceptions à ces règles pour les noms de marques déposées, la présentation de nom d’entreprise, etc. Pour la Charte complète, veuillez consulter http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/ShowDoc/cs/C-11

*** Veuillez consulter la section portant sur La Langue du Commerce et des Affaires (chapitre VII) et les exceptions à la section 51 où l’anglais est permis (nom de compagnie, marque déposée, etc.) Veuillez passer en revue les modifications législatives, vos affiches, matériels et personnel afin de vous assurer de demeurer conforme.

 

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Assurances

Assurances pour le kiosque / salon
L’exposant doit posséder ses propres assurances «responsabilité» couvrant un montant minimum de 2 millions en dommages. Veuillez nommer National Event Management comme “assuré supplémentaire”.

Assurances transport
La Direction du salon n’est pas responsable des dommages pouvant survenir lors du transport de votre matériel. Il est fortement suggéré de prendre une assurance transport lorsque vous planifiez vos livraisons.

Responsabilité
L’exposant est entièrement responsable et s’engage à indemniser la Direction du Salon et à la dégager de toute responsabilité à l’égard de toute perte ou de tout dommage quel qu’il soit survenant à ou subi par une personne ou entreprise. Ceci comprend, sans restreindre la portée générale de ce qui précède, l’exposant, autres exposants, la Direction, le propriétaire de l’immeuble, ses agents et ses employés, et les membres du public au salon, soit (a) sur ledit espace, soit (b) ailleurs. Ni l’établissement ni la Direction du salon ne pourront être tenus responsables des dommages ou des pertes causés aux personnes, aux expositions ou aux décorations, par incendie, accident, vol ou toute autre cause dans les édifices.

 

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Règles et règlements

Espace d’exposition et restrictions

– Le diagramme no1 montre les rideaux fournis avec votre emplacement.
– Le diagramme no 2 montre la hauteur maximale pour les bannières et produits dans votre kiosque.
– Aucun kiosque ne peut dépasser la hauteur maximale de 8 pi.
– Les panneaux latéraux de 8 pi de hauteur ne doivent pas dépasser une profondeur de 4 pi à partir du fond du kiosque.
– Le reste de la profondeur de 6 pi à partir de l’avant du kiosque ne doit pas dépasser 4 pi de hauteur.
– Toute exception à cette règle doit avoir été approuvée au préalable par Dina Latina ( ).

Les cloisons préfabriquées doivent être finies des deux côtés. Si elles ne le sont pas, veuillez demander des rideaux avant le salon.

Affichage
Aucune affiche ni matériel ne peut dépasser la hauteur de 8 pi à l’arrière du stand ni être accroché au plafond ou en travers de l’allée, sans l’autorisation de la direction du Salon. Les affiches doivent être imprimées d’un côté seulement. Votre message de marque doit se trouver face à l’intérieur de votre kiosque seulement.

Recouvrement de sol
Un recouvrement de sol est obligatoire pour tous les exposants. Vous pouvez amener votre propre recouvrement ou le commander chez notre fournisseur Freeman.

Ruban adhésif (Dommages au sol, mur et tapis)
Il est important que vous utilisiez le bon type de ruban adhésif pour l’installation de votre tapis dans votre kiosque. Si vous n’utilisez pas le bon ruban, il y aura des frais qui vous seront facturés pour le nettoyage de celui-ci.
Voici les modèles de ruban adhésif deux-faces acceptés par le site :

  • Polyken 105c LPDE ou
  • Scapa 274004 ou
  • DC W002A

Si vous apportez votre propre tapis, vous devez respecter les restrictions sur le ruban adhésif ci-dessus. Veuillez informer la Direction du salon avant d’installer votre tapis ou revêtement si vous n’avez pas le bon ruban adhésif.

Restrictions relatives à l’installation des kiosques
Il est interdit de peindre, de clouer, de visser ou de percer les planchers, les murs ou toute autre partie de l’immeuble. L’exposant est aussi responsable pour l’huile, la graisse ou tout autre dommage général aux tapis. Les exposants souhaitant poser leur propre recouvrement de sol ne devront pas le fixer directement au plancher de l’immeuble. Nous vous suggérons d’utiliser du papier de construction ou un ruban adhésif approuvé (Polyken 105c LPDE ou OR Scapa 274004 ou DC W002A).

Démonstrations/distributions
Les présentoirs, les démonstrations ou la distribution de matériel publicitaire ne sont pas permis à l’extérieur de votre kiosque. Si vous utilisez de l’équipement audiovisuel, le volume doit être suffisamment faible afin de ne pas nuire aux exposants autour. Il n’est pas permis d’utiliser un microphone sans obtenir l’autorisation au préalable de la direction.

Règlements relatifs aux incendies

Tout exposant souhaitant utiliser un combustible (tel que l’essence, l’huile, l’hélium gazeux ou propane) dans l’espace d’exposition doit contacter la Direction du salon. Toutes les structures d’exposition et matériels doivent être à l’épreuve du feu pour être conformes aux lois fédérales, provinciales et locales en matière d’incendie.

National Event Management est tenu de respecter les règlements du Code de prévention des incendies de chaque ville. Nous nous réservons donc le droit de refuser tout matériel ou objet qui n’est pas conforme au Code. Si vous avez des questions ou si vous désirez obtenir de plus amples renseignements sur le Code de prévention des incendies, communiquez avec Dina Latina au (905) 477-2677 ou 1 800 891-4859, poste 224 ou .

RÈGLEMENTS RELATIFS AUX INCENDIES

 

Animaux sur le site
La politique du site interdit la présence d’animaux sur le site à moins qu’il ne s’agisse de chiens d’assistance pour handicapés qui sont autorisés sans restriction. Une permission doit être obtenue du Palais des congrès pour toute exception. Veuillez contacter Dina Latina ( ; 905 477-2677 x 224) pour les formulaires nécessaires.

Ballons gonflés à l’hélium
Les ballons gonflés à l’hélium sont interdits dans la plupart des établissements. Il y a des frais de récupération importants (aux frais de l’exposant) pour les ballons perdus. Veuillez contacter Dina Latina ( ) si vous souhaitez utiliser des ballons gonflés à l’hélium dans votre exposition.
Transport mécanique
Les transports mécaniques tels que les voiturettes électriques, les scooters et les bicycles ne sont pas autorisés dans les allées pendant le salon. Les seules exceptions à cette règle s’appliquent aux personnes handicapées qui visitent le salon ou ceux avec l’autorisation de la Direction du salon.

Non-conformité
National Event Management se réserve le droit d’effectuer des changements, des modifications et des ajouts aux règles et règlements jugés nécessaires pour le déroulement adéquat et efficace du salon, sans préavis. L’interprétation des règles et des règlements sera assurée par la Direction du salon et le non-respect de ses règlements pourrait résulter en l’expulsion de l’exposant fautif et/ou la fermeture de son kiosque.

 

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